Správa o ponaučeniach - Lessons Report
Správa o ponaučeniach je určená na odovzdanie akýchkoľvek ponaučení, ktoré môžu byť užitočne aplikované v iných projektoch. Účelom správy je provokovať akciu, aby sa tak pozitívne skúsenosti zaintegrovali do štýlu práce organizácie a aby bola organizácia schopná vyhnúť sa negatívnym skúsenostiam v budúcich projektoch.
Správa o ponaučeniach môže byť vytvorená v ktoromkoľvek čase projektu, nie až na jeho konci. Typicky môže byť súčasťou Správy o konci etapy a Správy o konci projektu. Môže byť vhodné (a potrebné) pre organizáciu mať niekoľko Správ o ponaučeniach špecifických k danej organizácii (napr. dodávateľská, prodniková, programová).
Údaje použité v správe by sa mali používať skupinou pracovníkov zodpovedných za systém riadenia kvality, aby sa upresnili, zmenili alebo zlepšili normy. Štatistiky o tom, koľko úsilia bolo potrebné na vytvorenie produktov môžu v budúcnosti pomôcť vytvárať lepšie odhady.
Správa o ponaučeniach by mala pokrývať nasledovné oblasti:
- Zhrnutie
- Celkový prehľad
- Vyhodnotenie úspešných opatrení
- Významné ponaučenia
Správa o ponaučeniach je odvodená z nasledovných dokumentov:
- Projektová iniciačná dokumentácia (pre základňovú pozíciu)
- Zoznam ponaučení (na identifikovanie ponaučení)
- Stratégia riadenia komunikácie (na zoznam prijímateľov)
Dokumenty PRINCE2® na stiahnutie PDF
Dokumenty PRINCE2® na stiahnutie WORD
Vytváranie, aktualizácia a použitie
Lessons Report vytvára Projektový manažér zo záznamov v Zozname ponaučení (Lessons log). Do Správy o ponaučeniach sa vyberajú hlavne také ponaučenia, ktoré môžu byť relevantné pre budúce projekty. Správa o ponaučeniach sa vytvára najneskôr v procese Ukončenie projektu, ale Projektový manažér ju môže vytvoriť aj kedykoľvek pred tým, pokiaľ to uzná za vhodné.
Pokiaľ bola Správa o ponaučeniach vytvorená v skorších etapách projektu, Projektový manažér ju môže aktualizovať v procese Riadenie prechodu medzi etapami, ale aj kedykoľvek inokedy, keď to uzná za vhodné. Správa o ponaučeniach vytvorená v procese Ukončenie projektu sa už neaktualizuje.
Správu o ponaučeniach budú používať Projektoví manažéri v iných projektoch, pokiaľ budú hľadať ponaučenia, ktoré by boli vhodné aj pre ich projekt.
Lessons Report
The Lessons Report is used to pass on any lessons that can be usefully applied to other projects. The purpose of the report is to provoke action so that the positive lessons become embedded in the organization’s way of working, and that the organization is able to avoid any negative lessons on future projects.
A Lessons Report can be created at any time in a project and should not necessarily wait to the end. Typically it should be included as part of the End Stage Report and End Project Report. It may be appropriate (and necessary) for there to be several Lessons Reports specific to the particular organization (e.g. user, supplier, corporate or programme).
The data in the report should be used by the corporate group that is responsible for the quality management system, in order to refine, change and improve the standards. Statistics on how much effort was needed for products can help improve future estimating.
The Lessons Report should cover the following topics.
- Executive Summary
- Overall Review
- Review of Useful Measures
- Significant Lessons
Derivation
The Lessons Report is derived from the following documents: Project Initiation Documentation (for the baseline position); Lessons Log (for identification of lessons); Quality Register, Issue Register and Risk Register (for statistical analysis); Quality records (for statistical analysis) and Communication Management Strategy (for the distribution list).
The Lessons Report can take a number of formats, including: Oral report to the Project Board (could be in person or over the phone); Presentation at a progress meeting (physical meeting or conference call); Document or email to the Project Board; Entry in a project management tool.
The following quality criteria should be observed:
• Every management control has been examined
• Statistics of estimates versus actuals are provided
• Statistics of the success of quality controls used are included
• Any appointed Project Assurance roles agree with the report
• Unexpected risks are reviewed to determine whether they could have been anticipated
• Recommended actions are provided for each lesson (note that lessons are not ‘learned’ until action is taken).
Komentáre
Pre pridávanie komentárov sa musíte prihlásiť.