Plán vyhodnocovania prínosov - Benefit Review Plan
Plán vyhodnocovania (preskúmania) prínosov je určený na definovanie, ako a kedy budú merané dosiahnutia prínosov projektu, ktoré očakáva Hlavný užívateľ. Plán je predstavený Výkonnému riaditeľovi počas procesu Iniciácia projektu, aktualizovaný na konci každej etapy a použitý počas procesu Ukončenie projektu na definovanie požadovaného po-projektového preskúmania prínosov.
Tento plán pokrýva aktivity, ktorých cieľom je zistiť, či očakávané prínosy produktov boli dosiahnuté a ako sa produkty správajú v štandardnej prevádzke. Každý očakávaný benefit má byť posúdený, či dosiahol požadovanú úroveň a či je potrebný ešte dodatočný čas na vyhodnotenie zbytkových prínosov. Použitie Produktu projektu mohlo so sebou priniesť neočakávané bočné efekty, či už pozitívne alebo negatívne. Čas a úsilie sa musí venovať na identifikovanie a analýzu prečo nebolo možné tieto bočné efekty predpovedať.
Ak je projekt súčasťou programu, Plán vyhodnocovania (vyhodnocovania) prínosov môže byť súčasťou plánu realizácie programových prínosov realizovaných na úrovni plánu programu. Po ukončení projektu je Plán vyhodnocovania prínosov udržiavaný a realizovaný manažmentom podniku alebo programu.
Plán vyhodnocovania prínosov by mal pokrývať nasledovné oblasti:
- Maticu prínosov
- Produkty projektu
- Zdroje
Plán preskúmania (vyhodnocovania) prínosov je odvodený od:
- Zdôvodnenia projektu
- Popisu produktu projektu (obzvlášť akceptačné kritériá)
- a ak je k dispozícii programový plán realizovania prínosov and funkcia monitorovania na úrovni podniku (napríklad projektová kancelária)
Dokumenty PRINCE2® na stiahnutie PDF
Dokumenty PRINCE2® na stiahnutie WORD
Vytváranie, aktualizácia a použitie
Plán vyhodnocovania (preskúmania) prínosov sa vytvára v procese Iniciácia projektu a popisuje, akým spôsobom, kedy a kým budú vyhodnocované prínosy popísané v Zdôvodnení projektu. Plán vyhodnocovania prínosov (Benefit review plan) sa aktualizuje vždy, keď sa aktualizuje časť "prínosy" v Zdôvodnení projektu. Plán preskúmania prínosov sa používa pri preverovaní, či projekt dosiahol očakávané prínosy. Časť prínosov sa môže dostaviť ešte počas projektu, ale väčšina prínosov sa zvyčajne dostavuje až po ukončení projektu. Hlavný používateľ je zvyčajne zodpovedný za Plán preskúmania prínosov po projekte, teda za zistenie, či sa prínosy projektu dostavili po ukočení projektu.
Benefits Review Plan
A Benefits Review Plan is used to define how and when a measurement of the achievement of the project’s benefits, expected by the Senior User, can be made. The Plan is presented to the Executive during the Initiating a Project process, updated at each stage boundary, and used during the Closing a Project process to define any post-project benefits reviews that are required.
The plan has to cover the activities to find out whether the expected benefits of the products have been realized and how the products have performed when in operational use. Each expected benefit has to be assessed for the level of its achievement and whether any additional time is needed to assess the residual benefits. Use of the project’s products may have brought unexpected side-effects, either beneficial or adverse. Time and effort have to be allowed to identify and analyse why these side effects were not foreseen.
If the project is part of a programme, the Benefits Review Plan may be contained within the programme’s benefits realization plan and executed at the programme level. Post-project, the Benefits Review Plan is maintained and executed by corporate or programme management.
The Benefits Review Plan should cover the following topics.
- Benefit Matrix 3
- The Project’s Product 3
- Resourcing 4
Derivation
The Benefits Review Plan is derived from the: Business Case, Project Product Description (in particular the acceptance Criteria) and if available the programme’s benefits realization plan and the organisation’s corporate performance monitoring function (e.g. centre of excellence).
The Benefits Review Plan can take a number of formats, including: Document, spreadsheet or presentation slides; Entry in a project management tool.
The following quality criteria should be observed:
- Covers all the benefits in the Business Case
- The benefits are measurable and baseline measures have been recorded
- Describes suitable timing for measurement of the benefits, together with reasons for the timing
- Identifies the skills or individuals who will be needed to carry out the measurements
- The effort and cost to undertake the benefits reviews is realistic when compared with the value of the anticipated benefits
- Consideration is given to whether dis-benefits should be measured and reviewed.
Komentáre
Pre pridávanie komentárov sa musíte prihlásiť.