Aké otázky by si mal položiť Projektový manažér?
Pracovná pozícia „Projektový manažér“ figuruje na pracovných zmluvách tisícov zamestnancov, ďalším tisícom pracovníkov je jednoducho pridelené riadenie projektov bez toho, že by boli splnené základné predpoklady pre projektové riadenie. V mnohých prípadoch sa pojem „Projektové riadenie“ stal tak sprofanovaným, že aj bežná práca v kancelárii sa stáva projektom.
Ako sa teda dozviete, či skutočne pracujete na projekte? Na čo všetko si máte dávať pozor pri riadení projektov? Pár rád a pár otázok, ktoré by ste si mali položiť v prípade, ak vám niekto povie, že ste projektový manažér.
1 Aká je moja úloha v projekte?
Ako sa volá môj projekt? Aký má rozpočet a časové trvanie? Viem presne čo má projekt dodať? Aké sú moje právomoci v projekte? Môžem niečo schváliť sám alebo sa musím niekoho vždy opýtať? Kto mi schvaľuje rozhodnutia? Mám na riadenie projektu vyčlenený nejaký čas zo svojej bežnej pracovnej náplne? Vyžaduje sa odo mňa, aby som pripravoval nejaké dokumenty? Ak áno, komu ich budem posielať? Koľko dní budem čakať na schválenie?
2 Presvedčte sa či existuje projektový tím
Kto všetko pracuje so mnou na projekte a kto mi bude s projektom pomáhať? Vedia aj ostatní, že majú so mnou spolupracovať na projekte? Aký mám na nich dosah? Majú čas a sú ochotní na projekte pracovať? Akým spôsobom komunikujem s ostatnými členmi tímu a ako oni komunikujú medzi sebou? Potrebujem, aby mi niekto podpísal dôležité dokumenty? Urobí to? Odkiaľ zoberiem pracovníkov do projektu? Mám ich platiť z prostriedkov projektu alebo ich platí niekto iný? Ak ich platí niekto iný, nemôže sa stať, že budú odvolaní z projektu? Ak budú pre mňa pracovať na čiastočný úväzok, kto určuje a garantuje dĺžku úväzku ľudí, ktorí pracujú pre mňa? Na čom pracujú zvyšnú časť úväzku? (či nemajú lepšiu motiváciu v zvyšnej časti pracovnej doby?) Aký mám dosah na ich priamych nadriadených v prípade, že ich budú príliš úkolovať inou prácou? Ako budem riešiť prípady, keď budú nemocní alebo si zoberú dovolenku?
3 Čo má vlastne projekt dodať
Existuje detailný popis produktu, ktorý má projekt dodať? Komu dodám výsledok projektu? Za akých podmienok to odo mňa zákazník prevezme? Sú špecifikované akceptačné kritériá? Je presne definované, čo bude súčasťou dodávky? Čo urobím, ak bude mať výsledný produkt nejaké vady? Aké všetky schválenia potrebujem na to, aby mohli byť uhradené všetky faktúry? Má používateľ kapacity na to, aby prevádzkoval produkt, ktorý dodám? Je potrebná nejaká následná údržba produktu, kto ju bude vykonávať a z čoho sa bude platiť? Aké sú dohodnuté záruky za dodaný produkt a kto ich bude vybavovať?
4. Mám prehľad o tom, ktorý je najnovší dokument?
Ako vediete evidenciu rôznych verzií produktov? Dajú sa nájsť staršie verzie produktov? Máte niekde zaznamenané, ako a kedy sa menia verzie produktov? Kto je zodpovedný za schválenie vyššej verzie? Ak zistím, že v najnovšej verzii niečo nefunguje, viem sa vrátiť k stašej verzii? Bude sa v budúcnosti vykonávať audit projektových dokumentov?
5. Ujasnite si rozpočet a iné parametre
Koľko finančných prostriedkov mám k dispozícii na projekt? Mám tieto prostriedky ihneď k dispozícii alebo sa budú uvoľňovať postupne? Musím ešte niekoho žiadať, aby mi boli poskytnuté prostriedky? Nemôže sa stať, že vyplatenie prostriedkov bude oneskorené, prostriedky budú krátené alebo financovanie bude zastavené? Mám pripravené opatrenie pre takýto prípad?
6. Pripravte si plán
Ako dlho mi bude trvať vyrobenie celého produktu? Viem celý produkt rozdeliť na menšie dodávky? Ako urobím odhady na dĺžku trvania výroby a na zdroje? Môžem požiadať niekoho kompetentného, aby urobil tieto odhady? Budem si deliť projekt na kratšie etapy? Sú nejaké mílniky, ktoré musím včleniť do projektu? Kto mi bude schvaľovať plány? Požaduje sa nejaký špeciálny formát prezentácie plánov?
7. Existujú nejaké riziká
Môže sa stať, že nedodám produkt v stanovenom čase a za stanovené náklady? Čo urobím, ak sa zdrží, zníži alebo zastaví financovanie? Môže sa stať, že budú pracovníci projektu odvolaní? Môže sa stať, že subdodávatelia nesplnia svoje záväzky? Môže sa stať, že projekt stratí podporu vo vedení podniku/programu? Je projekt citlivý na „politické“ zásahy zvonku?
8. Môžu sa v projekte realizovať zmeny
Sú v projekte povolené zmeny? Ak sa nájde lepšie a lacnejšie riešenie, môžem ho uplatniť? Môže zadávateľ požadovať nejakú zmenu? Ak sa budú v projekte realizovať zmeny a navýši sa rozpočet, z čoho to budem platiť? Môžu sa realizovať zmeny v prípade, ak si to vyžiadajú objektívne okolnosti?
9. Ako kontrolujem tvorbu produktov?
Mám možnosť kontrolovať tímy pri výrobe produktov? Budú mi dodávať nejaké správy? Ako sa dozviem, že sa v tíme vyskytli nejaké problémy alebo riziká, ktoré by mohli ovplyvniť dodávku produktu? Ako je zabezpečené, že sa dodrží kvalita počas výroby? Ako sa kontroluje kvalita pri odovzdávaní produktu? Kto prevezme produkt od Vedúceho tímu? Čo sa stane, ak dodávka mešká alebo sa prečerpali náklady?
10. Kedy sa projekt ukončí?
Ako viete, že sa blíži koniec projektu? Aké správy a dokumenty treba pripraviť pri ukončení projektu a komu ich predložiť? Kto mi schváli a podpíše ukončenie projektu? Komu oznámim, že je projekt ukončený? Čo sa stane s pracovníkmi projektu po ukončení? Ako viem, že bol projekt úspešný? Sú nejaké následné akcie, ktoré je potrebné realizovať po ukončení projektu?
Komentáre
Pre pridávanie komentárov sa musíte prihlásiť.