Projektová iniciačná dokumentácia - Project Initiation Documentation, PID
Účelom projektovej iniciačnej dokumentácie je definovať projekt, aby vytvoril základ pre jeho riadenie a ohodnotenie celkového úspechu. Projektová iniciačná dokumentácia dáva smer a rozsah projektu a (spolu s Plánom etapy) vytvára kontrakt medzi Projektovým manažérom a Riadiacim výborom projektu.
Sú 3 základné účely Projektovej Iniciačnej dokumentácie:
Zabezpečiť, že projekt má zdravý základ pred tým, než je požiadaný Riadiaci výbor o autorizáciu a vyčleneie hlavných zdrojov pre projekt.
Predstavuje základný dokument, oproti ktorému môže Riadiaci výbor projektu a Projektový manažér vyhodnotiť pokrok, problémy a životaschopnosť projektu.
Predstavuje jednotný zdroj referencií o projekte, takže ľudia, ktorí prídu do tejto "dočasnej organizácie" môžu rýchlo a jednoducho zistiť, o čom je projekt a ako je riadený.
Projektová iniciačná dokumentácia je živý produkt a mal by stále odzrkadľovať aktuálny stav projektu, plány a kontrolné prvky. Jednotlivé jej produkty musia byť aktualizované a znova zaznamenané do základne, ak je to potrebné na konci etapy, aby odzrkadľovali súčasný stav jej jednotlivých častí.
Verzia Projektovej Iniciačnej dokumentácie, ktorá bola použitá na získanie autorizácie projektu je uchovaná ako základ, voči ktorému bude neskôr porovnaný výkon projektu pri jeho ukončení.
Projektová iniciačná dokumentácia by mala pokrývať nasledovné oblasti:
- Definíciu projektu
- Prístup k projektu
- Zdôvodnenie projektu
- Štruktúru projektového tímu
- Popis rolí
- Stratégiu riadenia kvality
- Stratégiu ridenia rizík
- Stratégiu riadenia konfigirácií
- Stratégiu riadenia komunikácie
- Plán projektu
- Riadiace prvky projektu
- Prispôsobenie PRINCE2
Projektová iniciačná dokumentácia je odvodená od:
- Zadania projektu a diskusie s užívateľom, účastníkmi projektu ohľadom vstupov do metódy.
- Zozbieraných informácií v nástrojoch projektového riadenia.
Projektová iniciačná dokumentácia môže byť jeden dokument, indexovaná sada dokumentov, dokument s krížovými referenciami na čísla iných dokumentov alebo súbor informácií v nástroji na riadenia projektu.
Dokumenty PRINCE2® na stiahnutie PDF
Dokumenty PRINCE2® na stiahnutie WORD
Vytváranie, aktualizácia a použitie
PID (Projektová iniciačná dokumentácia) sa vytvára v procese Iniciácie projektu a predstavuje súhrn dokumentov predkladaných Projektovému výboru.
PID sa môže aktualizovať ako celok alebo sa aktualizujú iba jednotlivé dokumenty, ktoré sa zmenili. K aktualizácii dochádza vždy v procese Riadenie prechodu medzi etapami (ak sa nezmenili všetky dokumenty, tak sa aktualizuje minimálne Plán projektu) a takisto sa môže aktualizovať napríklad pri posudzovaní problému (otvoreného bodu) alebo rizika minimálne na Zdôvodnenie projektu.
PID používa Projektový výbor hlavne na rozhodnutie o pokračovaní v projekte (schválení Plánu nasledujúcej etapy) a takisto aj Projektový manažér pri riadení projektu.
Project Initiation Documentation
The purpose of the Project Initiation Documentation is to define the project, in order to form the basis for its management and an assessment of its overall success. The Project Initiation Documentation gives the direction and scope of the project and (along with the Stage Plan) forms the ‘contract’ between the Project Manager and the Project Board.
The three primary uses of the Project Initiation Documentation are to:
- Ensure that the project has a sound basis before asking the Project Board to make any major commitment to the project
- Act as a base document against which the Project Board and Project Manager can assess progress, issues and ongoing viability questions
- Provide a single source of reference about the project so that people joining the ‘temporary organization’ can quickly and easily find out what the project is about, and how it is being managed.
The Project Initiation Documentation is a living product in that it should always reflect the current status, plans and controls of the project. Its component products will need to be updated and re-baselined, as necessary, at the end of each stage, to reflect the current status of its constituent parts
The version of the Project Initiation Documentation that was used to gain authorization for the project is preserved as the basis against which performance will later be assessed when closing the project.
The Project Initiation Documentation should cover the following topics.
- Project Definition 4
- Project Approach 5
- Business Case 5
- Project Management Team Structure 5
- Role Descriptions 5
- Quality Management Strategy 6
- Configuration Management Strategy 6
- Risk Management Strategy 6
- Communication Management Strategy 6
- Project Plan 6
- Project Controls 7
- Tailoring of PRINCE2 7
Derivation
The Project Initiation Documentation is derived from the Project Brief and discussions with user, business and supplier stakeholders for input on methods, standards and controls.
The Project Initiation Documentation could be a single document; an index for a collection of documents; a document with cross references to a number of other documents; a collection of information in a project management tool.
The following quality criteria should be observed:
- The Project Initiation Documentation correctly represents the project
- It shows a viable, achievable project that is in line with corporate strategy or overall programme needs
- The project management team structure is complete, with names and titles. All the roles have been considered and are backed up by agreed role descriptions. The relationships and lines of authority are clear. If necessary, the project management team structure says to whom the Project Board reports
- It clearly shows a control, reporting and direction regime that can be implemented, appropriate to the scale, risk and importance of the project to corporate or programme management
- The controls cover the needs of the Project Board, Project Manager and Team Managers and satisfy any delegated assurance requirements
- It is clear who will administer each control
- The project objectives, approach and strategies are consistent with the organization’s corporate social responsibility directive, and the project controls are adequate to ensure that the project remains compliant with such a directive
- Consideration has been given to the format of the Project Initiation Documentation. For small projects a single document is appropriate.
For large projects it is more appropriate for the Project Initiation Documentation to be a collection of stand-alone documents. The volatility of each element of the Project Initiation Documentation should be used to assess whether it should be stand-alone, e.g. elements that are likely to change frequently are best separated out.
Komentáre
Pre pridávanie komentárov sa musíte prihlásiť.